1. Latar Belakang Permasalahan
Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.
Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar.Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.
Gejala – gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan sekretaris.
Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan.
Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui kompetensinya dengan cara :
§ Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris
§ Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya
§ Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi
§ Terampil dalam mengelola kantor
§ Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain
§ Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional
Didasari oleh latar belakang permasalahan diatas, maka tugas makalah Pengembangan Diri ini kami beri judul dengan “Upaya Pengembangan / Kiat meng-upgrade Sekretaris Profesional”
2. Permasalahan
Adapun pokok-pokok permasalahan yang diangkat dalam makalah ini adalah sebagai berikut :
Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Tanggung jawab dalam bekerja
Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris
3. Pembahasan Permasalahan
Sebelum membahas satu-persatu permasalahan yang ada, maka perlu diketahui terlebih sebelum pengertian dari sekretaris itu sendiri.
§ Definisi Sekretaris
Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia
Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia
Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.
Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :
§ Professional Secretaries International (PSI) :
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.
§ Betty Hutchinson dan Carol Milano :
Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.
Setelah itu, kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu persatu :
1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .
Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan
2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan
3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.
Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin
Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.
Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.
Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :
1. Tugas Administrasi
Tugas ini meliputi :
§ Korespondensi
§ Filling
§ Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
§ Mengurus surat masuk dan surat keluar
§ Travel Arrangements
§ Organize meeting
§ Making appointments
§ Handling all confidential matters
2. Tugas Receptionist
§ Menerima dan menjawab telepon
§ Mencatat pesan-pesan lewat telepon
§ Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
§ Mencatat janji-janji untuk pimpinan
3. Tugas Keuangan
§ Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank
§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
§ Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)
§ Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan
4. Lain-lain
§ Personal matters
§ Monitoring and procuring order
Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya
§ Menterjemahkan
§ General Affair duties
Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.
Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.
Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional.
Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
1. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling
2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.
Penjabarannya adalah sebagai berikut :
1. Team Work : mampu bekerja sama dalam team
à Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
2. Positif Thinking
Komponen yang positif pada first impression :
§ Sebut nama lawan bicara Anda
§ Sambut tamu di pintu ruang Anda
§ Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
§ Salam dan mengulurkan tangan
§ Jangan bicara terlalu pesan / keras
§ Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
3. Good reminder :
Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
4. Discrete :
à Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan
5. Tactful :
à Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.
6. Tanggung jawab dalam bekerja
Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.
Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.
Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.
7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris
Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.
Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.
Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
§ Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja
§ Pengetahuan akan produk dari perusahaan
§ Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
§ Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan
Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :
§ Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
§ Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,
§ Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan
Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :
§ Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman
§ Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
§ Memahami emosi orang lain
Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:
§ Pengambilan keputusan
§ Kepemimpinan
§ Kepuasan pelanggan
§ Kerjasama dan saling percaya
4. Kesimpulan
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.
Buku Pedoman :
- Pedoman lengkap Kesekretarisan, untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (Ursula Ernawati)
- Menjadi sekretaris Profesional (M. G Hartati Hendarto)
- Aspek-aspek Pokok Pengetahuan Kesekretarisan (Antonius MIntorogo, M.Sc)
- Bahan seminar “Profesionalisme Profesi Sekretaris di Era Globalisasi” (Fanny Rantee)
————-
Ini salah satu tugas dari kampus waktu semester 4 dulu di BSI Kramat 168. :)
Pancoran, 27 Oktober 2008
Senin, 02 Februari 2009
Administrative Professionals' Day
Administrative Professionals' Day
From Wikipedia, the free encyclopedia
This article or section is missing citations or needs footnotes.
Using inline citations helps guard against copyright violations and factual inaccuracies. (April 2008)
Administrative Professionals Day formerly known as Secretary's Day is an unofficial secular holiday observed on the Wednesday of the last full week of April (i.e. April 25, 2007; April 23, 2008; April 22, 2009; April 21, 2010), to recognize the work of secretaries, administrative assistants, receptionists, and other administrative support professionals.
National Secretaries Week was created in 1952 through the work of Harry F. Klemfuss of Young & Rubicam, in conjunction with the National Secretaries Association, now known as the International Association of Administrative Professionals (IAAP). His goal was to encourage more people to consider careers in the secretarial/administrative support field. Using his skill and experience in public relations, Klemfuss promoted the values and importance of the job of administrative assistants. In doing so, he also created the holiday in recognition of the importance of administrative assistants.
The official period of appreciation/celebration was first proclaimed by U.S. Secretary of Commerce Charles Sawyer as "National Secretaries Week," which was held June 1-7 in 1952, with Wednesday, June 4, 1952 designated National Secretaries Day. The first Secretaries' Day was held in that year by the National Secretaries Association (now the IAAP), with the support of an association of corporate groups.
In 1955, the observance date of National Secretaries Week was moved to the last full week of April. The name was changed to Professional Secretaries Week in 1981, and became Administrative Professionals Week in 2000 to encompass the expanding responsibilities and wide-ranging job titles of administrative support staff.
Over the years, Administrative Professionals Week has become one of the largest workplace observances. The event is celebrated worldwide, bringing together millions of people for community events, social gatherings, and individual corporate activities recognizing support staff with gifts of appreciation. In the United States, the day is often celebrated by giving one's assistant such gifts as flowers, candy, trinkets, lunch at a restaurant, or time off.
The International Association of Administrative Professionals (IAAP), the sole official sponsor of Administrative Professionals Week and Administrative Professionals Day, suggests that employers show their support for the holiday, and their staff, by providing training opportunities for their administrative staff, whether through continuing education, self-study materials, or seminars. The IAAP also recognizes the efforts of those who serve in human resources, professional and personal development staff, and those who serve in positions related to the daily grind of paperwork.
Administrative Professionals Day is a registered trademark with registration number 2,475,334 (serial number 75/898930). The registrant is the International Association of Administrative Professionals.
From Wikipedia, the free encyclopedia
This article or section is missing citations or needs footnotes.
Using inline citations helps guard against copyright violations and factual inaccuracies. (April 2008)
Administrative Professionals Day formerly known as Secretary's Day is an unofficial secular holiday observed on the Wednesday of the last full week of April (i.e. April 25, 2007; April 23, 2008; April 22, 2009; April 21, 2010), to recognize the work of secretaries, administrative assistants, receptionists, and other administrative support professionals.
National Secretaries Week was created in 1952 through the work of Harry F. Klemfuss of Young & Rubicam, in conjunction with the National Secretaries Association, now known as the International Association of Administrative Professionals (IAAP). His goal was to encourage more people to consider careers in the secretarial/administrative support field. Using his skill and experience in public relations, Klemfuss promoted the values and importance of the job of administrative assistants. In doing so, he also created the holiday in recognition of the importance of administrative assistants.
The official period of appreciation/celebration was first proclaimed by U.S. Secretary of Commerce Charles Sawyer as "National Secretaries Week," which was held June 1-7 in 1952, with Wednesday, June 4, 1952 designated National Secretaries Day. The first Secretaries' Day was held in that year by the National Secretaries Association (now the IAAP), with the support of an association of corporate groups.
In 1955, the observance date of National Secretaries Week was moved to the last full week of April. The name was changed to Professional Secretaries Week in 1981, and became Administrative Professionals Week in 2000 to encompass the expanding responsibilities and wide-ranging job titles of administrative support staff.
Over the years, Administrative Professionals Week has become one of the largest workplace observances. The event is celebrated worldwide, bringing together millions of people for community events, social gatherings, and individual corporate activities recognizing support staff with gifts of appreciation. In the United States, the day is often celebrated by giving one's assistant such gifts as flowers, candy, trinkets, lunch at a restaurant, or time off.
The International Association of Administrative Professionals (IAAP), the sole official sponsor of Administrative Professionals Week and Administrative Professionals Day, suggests that employers show their support for the holiday, and their staff, by providing training opportunities for their administrative staff, whether through continuing education, self-study materials, or seminars. The IAAP also recognizes the efforts of those who serve in human resources, professional and personal development staff, and those who serve in positions related to the daily grind of paperwork.
Administrative Professionals Day is a registered trademark with registration number 2,475,334 (serial number 75/898930). The registrant is the International Association of Administrative Professionals.
How to Become a ProSec (Professional Secretary)
Peran Sekretaris
minggu, 28 desember 2008
Pada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu?
Ada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu?
Selain itu profesi ini tidaklah semata digeluti oleh gender wanita, tak sedikit profesi ini dipegang pula oleh gender pria. Terlebih lagi seiring dengan semakin berkembangnya sektor usaha dibidang apapun, profesi sebagai sekretaris adalah profesi yang dapat diperhitungkan dan memiliki prospek karir yang cerah bahkan peranannya tidak lagi dapat dianggap sebelah mata. Dengan banyak bermunculannya para sekretaris pria yang biasanya memiliki pekerjaan lebih berat ketimbang wanita, jelas hal ini membuktikan bahwa menjadi sekretaris bukanlah hal yang mudah dan mempunyai peran yang sangat penting. Sehingga dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan sehingga tak heran bila terkadang pekerjaan mereka terlihat serabutan.
Masih ingat peran utama dari seorang Sekretaris? Penjabaran dibawah ini mungkin akan mengingatkan Anda.
1. Sekretaris sebagai duta.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut. Apalagi jika perusahaan Anda termasuk perusahaan besar yang telah memiliki nama ditengah masyarakat tentu Anda tidak akan mau mendapat image buruk dan ditegur pimpinan bukan?
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu. Disini sikap Anda bicara dan bahasa tubuh Anda sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda – beda.
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.
Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus
dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus
kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah. Terutama bagi sekretaris wanita inilah saat yang tepat bagi Anda untuk menunjukan ‘taste’ artistik Anda.
4. Sekretaris sebagai humas.
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja,lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain. Mengingat hal tersebut maka seorang sekretaris harus dapat bersikap profesional dan pandai memainkan peran dalam menghadapi segala situasi. (dya)
minggu, 28 desember 2008
Pada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu?
Ada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu?
Selain itu profesi ini tidaklah semata digeluti oleh gender wanita, tak sedikit profesi ini dipegang pula oleh gender pria. Terlebih lagi seiring dengan semakin berkembangnya sektor usaha dibidang apapun, profesi sebagai sekretaris adalah profesi yang dapat diperhitungkan dan memiliki prospek karir yang cerah bahkan peranannya tidak lagi dapat dianggap sebelah mata. Dengan banyak bermunculannya para sekretaris pria yang biasanya memiliki pekerjaan lebih berat ketimbang wanita, jelas hal ini membuktikan bahwa menjadi sekretaris bukanlah hal yang mudah dan mempunyai peran yang sangat penting. Sehingga dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan sehingga tak heran bila terkadang pekerjaan mereka terlihat serabutan.
Masih ingat peran utama dari seorang Sekretaris? Penjabaran dibawah ini mungkin akan mengingatkan Anda.
1. Sekretaris sebagai duta.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut. Apalagi jika perusahaan Anda termasuk perusahaan besar yang telah memiliki nama ditengah masyarakat tentu Anda tidak akan mau mendapat image buruk dan ditegur pimpinan bukan?
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu. Disini sikap Anda bicara dan bahasa tubuh Anda sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda – beda.
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.
Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus
dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus
kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah. Terutama bagi sekretaris wanita inilah saat yang tepat bagi Anda untuk menunjukan ‘taste’ artistik Anda.
4. Sekretaris sebagai humas.
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja,lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain. Mengingat hal tersebut maka seorang sekretaris harus dapat bersikap profesional dan pandai memainkan peran dalam menghadapi segala situasi. (dya)
Minggu, 01 Februari 2009
Professional Secretary
Sekretaris profesional, tidak hanya menyangkut kemampuan untuk
menampilkan diri secara profesional, tetapi juga beberapa skill
manajemen dasar yang bisa membantu sekretaris untuk berperan secara
optimal, diantaranya manajemen waktu dan komunikasi.
Workshop ini berisi refreshing, prinsip-prinsip manajemen yang penting yang perlu dikuasai sekretaris agar bisa tampil sebagai sekretaris yang profesional dan efektif.
Objective
1. Memahami pentingnya penampilan prima dari seorang sekretaris
2. Memahami proses komunikasi dalam organisasi
3. Meningkatkan keterampilan mengelola pertemuan Bisnis
4. Mampu dalam mengelola waktu secara efektif dalam mengelola pekerjaan
Outline
1. TOTAL IMAGE FOR SECRETARY
* Pentingnya Kepercayaan Diri
* Berfikir dan bersikap Positif
* Membangun Citra Diri
2. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
* Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
* Peran sekretaris dalam komunikasi Organisasi
* Memilih media yang tepat dalam komunikasi organisasi
* Komunikasi antara pribadi
3. TEKNIK MENGELOLA WAKTU SECARA EFFEKTIF
* Stress Waktu
* Analisis Kegiatan Kerja dan permasalahan yang dihadapi
* Meningkatkan Efektivitas penggunaan waktu kerja
4. TEKNIK MENGELOLA PERTEMUAN BISNIS
* Macam-macam Pertemuan Bisnis
* Mempersiapkan Pertemuan Bisnis
* Pelaksanaan dan Tindak Lanjut dan Pertemuan Bisnis
Workshop Leader
Elyus Lanin, M.Si
Alumnus Universitas Indonesia, yang mendalami Ilmu Komunikasi di Pasca Sarjana UI ini tertarik dan terjun di bidang Manajemen sebagai Konsultan / Fasilitator Training sejak tahun 1984.Beberapa perusahaan yang pernah dan masih menggunakan jasanya antara lain adalah Bank Indonesia, BCA, PT. Indosat Tbk, Pertamina, PT.SMART Tbk, PT. Freeport, PT. HM Sampoerna , Indomobil, Pt Kertas Karft Aceh, PT. Unilever Indonesia, PT. Timah Tbk, RCTI, PT. Samudra Indonesia, BAPPENAS, Bank Mandiri dan lain-lain.
http://events.indosdm.com/component/content/article/41-office-a-home-office-admin/105-professional-secretary.html
Workshop ini berisi refreshing, prinsip-prinsip manajemen yang penting yang perlu dikuasai sekretaris agar bisa tampil sebagai sekretaris yang profesional dan efektif.
Objective
1. Memahami pentingnya penampilan prima dari seorang sekretaris
2. Memahami proses komunikasi dalam organisasi
3. Meningkatkan keterampilan mengelola pertemuan Bisnis
4. Mampu dalam mengelola waktu secara efektif dalam mengelola pekerjaan
Outline
1. TOTAL IMAGE FOR SECRETARY
* Pentingnya Kepercayaan Diri
* Berfikir dan bersikap Positif
* Membangun Citra Diri
2. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
* Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
* Peran sekretaris dalam komunikasi Organisasi
* Memilih media yang tepat dalam komunikasi organisasi
* Komunikasi antara pribadi
3. TEKNIK MENGELOLA WAKTU SECARA EFFEKTIF
* Stress Waktu
* Analisis Kegiatan Kerja dan permasalahan yang dihadapi
* Meningkatkan Efektivitas penggunaan waktu kerja
4. TEKNIK MENGELOLA PERTEMUAN BISNIS
* Macam-macam Pertemuan Bisnis
* Mempersiapkan Pertemuan Bisnis
* Pelaksanaan dan Tindak Lanjut dan Pertemuan Bisnis
Workshop Leader
Elyus Lanin, M.Si
Alumnus Universitas Indonesia, yang mendalami Ilmu Komunikasi di Pasca Sarjana UI ini tertarik dan terjun di bidang Manajemen sebagai Konsultan / Fasilitator Training sejak tahun 1984.Beberapa perusahaan yang pernah dan masih menggunakan jasanya antara lain adalah Bank Indonesia, BCA, PT. Indosat Tbk, Pertamina, PT.SMART Tbk, PT. Freeport, PT. HM Sampoerna , Indomobil, Pt Kertas Karft Aceh, PT. Unilever Indonesia, PT. Timah Tbk, RCTI, PT. Samudra Indonesia, BAPPENAS, Bank Mandiri dan lain-lain.
http://events.indosdm.com/component/content/article/41-office-a-home-office-admin/105-professional-secretary.html
CITRA SEKRETARIS DAN PERANNYA TERHADAP PERUSAHAAN
Ketika mendengar profesi seorang Sekretaris yang terlintas dibenak kita adalah Perempuan, Energik dan Gaul.
Sekretaris lebih sering dijumpai seorang Perempuan mungkin dikarenakan fungsi dasar sekretaris itu sendiri tidak pernah lepas dari surat menyurat, mengatur jadwal, mengatur dan menyiapkan perjalanan atasan, entertaint tamu atasan bahkan sampai mengurusi keperluan dan kebutuhan keluarga atasan yang memang kemampuan tersebut lebih dimiliki oleh seorang perempuan dibanding laki-laki.
Sekretaris juga selalu identik dengan Energik mungkin dikarenakan tekanan dari pimpinan yang tidak sabar menunggu dalam mendelegasikan pekerjaan sehingga sekretaris terbentuk menjadi pribadi yang perfecsionist, gesit dan cenderung tidak sabaran.
Selain itu Sekretaris juga identik dengan Bergaul, berbicara tentang bergaul banyak alasan dari setiap orang kenapa ia harus bergaul, dari sekian alasan tersebut sebenarnya makna dari pergaulan itu sendiri adalah selain menambah pengetahuan dan wawasan yang terpenting adalah menambah mitra atau relasi yang nantinya akan memudahkan peranan sekretaris dalam memenuhi kebutuhan atasannya. Tapi apakah para sekretaris sudah menjalankan peranannya menjadi sekretaris professional mengingat fenomena selama ini masih ada image yang terbentuk dimasyarakat bahwa sekretaris masih dipandang sebelah mata.
Kita sering mendengar orang berkata “ Si Anu kelihatannya mesra banget ya dengan atasannya, kenapa ya istrinya pak anu sering banget menelpon si sekretaris jangan-jangan untuk memata-matai suaminya kali ya?, kok Pak Anu setiap kali dinas luar pasti mengajak sekretarisnya ya?.
Kata-kata ini sering kali kita dengar dalam pergaulan khususnya dalam lingkungan kantor, dari sudut pandang yang berbeda masyarakat tersebut menilai sekretaris itu identik dengan selingkuhan atasan, mata-mata istri atasan, gudang rahasia atasan dan lain sebagainya. Terlepas dari semua itu kembali lagi keindividu masing-masing bagaimana masing-masing sekretaris tersebut menjalankan peranannya secara proffesional.
Sangat dilematis memang seorang sekretaris dalam memerankan peranannya, hubungan mesra dan harmonis dengan atasan memang sangat penting dalam konteks profesionalisme karena sekretaris dalam hal ini adalah media penghubung antara atasan dan karyawan lain secara internal maupun dengan mitra kerja secara eksternal sehingga dibutuhkan komunikasi yang intens dengan atasan.
Bukan hanya hubungan mesra dengan atasan yang dibutuhkan tapi hubungan yang harmonis dengan istri atasan juga sangat penting karena sekretaris adalah pusat informasi dan yang membantu pelaksanaan tugas atasan, begitupun istri bukan tidak mungkin akan memberikan peranan sebagai pembuat keputusan dalam pelaksanaan tugas, sehingga kedua-duanya saling membutuhkan dalam menjalankan peranannya masing-masing, masih dalam konteks profesionalisme juga. Tapi kembali lagi bahwa setiap orang berhak untuk ber persepsi.
Menurut Maryudi dalam bukunya kemampuan, kecerdasan dan kecakapan bergaul mengatakan bahwa Persepsi adalah proses pencarian informasi oleh setiap orang terhadap lingkungannya agar dapat dipahami, sarananya adalah pengindraan (penglihatan, pendengaran, peraba, perasaan dan penciuman).
Jika melihat defenisi diatas setiap orang bisa saja memiliki persepsi yang berbeda berdasarkan pengindraannya dan juga masing-masing orang punya pilihan bagaimana ia memilih dan menciptakan persepsi atas dirinya terhadap lingkungannya.
Disinilah tuntutan profesionalisme sekretaris dibutuhkan bagaimana dia harus memilih “mau bersikap bagaimana” menggunakan bahasa lisan dan bahasa tubuh sesuai dengan aturan dan norma-norma yang sewajarnya dan diterima oleh masyarakat untuk menghindari persepsi-persepsi negative yang berlebihan dan menciptakan persepsi positif dibenak lingkungan terhadap dirinya dan profesinya, agar tidak menimbulkan perasaan-perasaan yang pada akhirnya perilaku berubah menjadi tidak layak dan merusak keadaan. tentu saja dengan satu konsep yaitu HOW TO BE A PROFESIONAL SECRETARY sehingga citra nya sebagai Sekretaris professional akan tetap tercermin
Hingga pada akhirnya Sekretaris secara tidak langsung akan memberikan kontribusi yang besar terhadap kemajuan perusahaan, kuncinya adalah bersikap sesuai norma yang bisa diterima masyarakat, menciptakan suasana kantor yang kondusif, bertindak sesuai dengan kemampuan, keahlian, inisiatif dan kreatifitas yang mereka miliki.
Jakarta 18 Maret 2008
01:25 Wib
ErnaUsman
Secretary
http://ernanyausni.blogspot.com/2008/08/citra-sekretaris-dan-peranannay.html
Sekretaris lebih sering dijumpai seorang Perempuan mungkin dikarenakan fungsi dasar sekretaris itu sendiri tidak pernah lepas dari surat menyurat, mengatur jadwal, mengatur dan menyiapkan perjalanan atasan, entertaint tamu atasan bahkan sampai mengurusi keperluan dan kebutuhan keluarga atasan yang memang kemampuan tersebut lebih dimiliki oleh seorang perempuan dibanding laki-laki.
Sekretaris juga selalu identik dengan Energik mungkin dikarenakan tekanan dari pimpinan yang tidak sabar menunggu dalam mendelegasikan pekerjaan sehingga sekretaris terbentuk menjadi pribadi yang perfecsionist, gesit dan cenderung tidak sabaran.
Selain itu Sekretaris juga identik dengan Bergaul, berbicara tentang bergaul banyak alasan dari setiap orang kenapa ia harus bergaul, dari sekian alasan tersebut sebenarnya makna dari pergaulan itu sendiri adalah selain menambah pengetahuan dan wawasan yang terpenting adalah menambah mitra atau relasi yang nantinya akan memudahkan peranan sekretaris dalam memenuhi kebutuhan atasannya. Tapi apakah para sekretaris sudah menjalankan peranannya menjadi sekretaris professional mengingat fenomena selama ini masih ada image yang terbentuk dimasyarakat bahwa sekretaris masih dipandang sebelah mata.
Kita sering mendengar orang berkata “ Si Anu kelihatannya mesra banget ya dengan atasannya, kenapa ya istrinya pak anu sering banget menelpon si sekretaris jangan-jangan untuk memata-matai suaminya kali ya?, kok Pak Anu setiap kali dinas luar pasti mengajak sekretarisnya ya?.
Kata-kata ini sering kali kita dengar dalam pergaulan khususnya dalam lingkungan kantor, dari sudut pandang yang berbeda masyarakat tersebut menilai sekretaris itu identik dengan selingkuhan atasan, mata-mata istri atasan, gudang rahasia atasan dan lain sebagainya. Terlepas dari semua itu kembali lagi keindividu masing-masing bagaimana masing-masing sekretaris tersebut menjalankan peranannya secara proffesional.
Sangat dilematis memang seorang sekretaris dalam memerankan peranannya, hubungan mesra dan harmonis dengan atasan memang sangat penting dalam konteks profesionalisme karena sekretaris dalam hal ini adalah media penghubung antara atasan dan karyawan lain secara internal maupun dengan mitra kerja secara eksternal sehingga dibutuhkan komunikasi yang intens dengan atasan.
Bukan hanya hubungan mesra dengan atasan yang dibutuhkan tapi hubungan yang harmonis dengan istri atasan juga sangat penting karena sekretaris adalah pusat informasi dan yang membantu pelaksanaan tugas atasan, begitupun istri bukan tidak mungkin akan memberikan peranan sebagai pembuat keputusan dalam pelaksanaan tugas, sehingga kedua-duanya saling membutuhkan dalam menjalankan peranannya masing-masing, masih dalam konteks profesionalisme juga. Tapi kembali lagi bahwa setiap orang berhak untuk ber persepsi.
Menurut Maryudi dalam bukunya kemampuan, kecerdasan dan kecakapan bergaul mengatakan bahwa Persepsi adalah proses pencarian informasi oleh setiap orang terhadap lingkungannya agar dapat dipahami, sarananya adalah pengindraan (penglihatan, pendengaran, peraba, perasaan dan penciuman).
Jika melihat defenisi diatas setiap orang bisa saja memiliki persepsi yang berbeda berdasarkan pengindraannya dan juga masing-masing orang punya pilihan bagaimana ia memilih dan menciptakan persepsi atas dirinya terhadap lingkungannya.
Disinilah tuntutan profesionalisme sekretaris dibutuhkan bagaimana dia harus memilih “mau bersikap bagaimana” menggunakan bahasa lisan dan bahasa tubuh sesuai dengan aturan dan norma-norma yang sewajarnya dan diterima oleh masyarakat untuk menghindari persepsi-persepsi negative yang berlebihan dan menciptakan persepsi positif dibenak lingkungan terhadap dirinya dan profesinya, agar tidak menimbulkan perasaan-perasaan yang pada akhirnya perilaku berubah menjadi tidak layak dan merusak keadaan. tentu saja dengan satu konsep yaitu HOW TO BE A PROFESIONAL SECRETARY sehingga citra nya sebagai Sekretaris professional akan tetap tercermin
Hingga pada akhirnya Sekretaris secara tidak langsung akan memberikan kontribusi yang besar terhadap kemajuan perusahaan, kuncinya adalah bersikap sesuai norma yang bisa diterima masyarakat, menciptakan suasana kantor yang kondusif, bertindak sesuai dengan kemampuan, keahlian, inisiatif dan kreatifitas yang mereka miliki.
Jakarta 18 Maret 2008
01:25 Wib
ErnaUsman
Secretary
http://ernanyausni.blogspot.com/2008/08/citra-sekretaris-dan-peranannay.html
Secretary: Become a Professional Secretary in 5 Steps
A Professional Secretary organizes an office and make sure that it flows
smoothly. The tasks for a Professional Secretary vary widely - from
filing to scheduling appointments. For entry-level jobs, only a high
school diploma or GED is required.
Step 1: Researching a Professional Secretary's Career Duties and Education
Most Professional Secretaries perform clerical work. This can include planning and scheduling meetings and appointments, organizing paper and electronic files, managing projects and contacting clients or other businesses using the telephone, mail, websites and e-mail. They should know how to use fax machines, photocopiers, scanners and videoconferencing and telephone systems. They should have excellent interpersonal skills and be able to deal with different types of people. A Professional Secretary can learn many of their responsibilities on the job. To advance more quickly they can take individual classes or longer degree programs at vocational schools.
Step 2: Begin a career as a Secretary by Earning an Associate's Degree
A degree is not necessary to become a Professional Secretary. However, those wishing to jumpstart their careers can earn an associate's degree in administrative assisting. Often this includes learning certain computer programs and office procedures.
Step 3: Specialize in a Secretarial Degree
Those wishing to be a specific type of Professional Secretary can take further courses or pursue more specialized degree options. The most common areas of specialization are as a legal secretary or a medical secretary. Legal secretaries need to earn an associate's degree in paralegal studies, also called an associate's degree in a legal secretary. Those interested in health care can earn an associate's or bachelor's degree in medical assisting.
Step 4: Earn Licensing and Certification to Become a Professional Secretary
No specific certification is required to become a secretary. However, some organizations offer certifications that make an applicant more marketable. These include the International Association of Administrative Professionals, the National Association of Legal Secretaries and Legal Secretaries International. These designations include becoming a Certified Professional Secretary or a Certified Administrative Professional.
Step 5: Apply for a Job as a Professional Secretary
Secretaries find employment in any type of office, both public and private. Most employers require exceptional organizational skills, familiarity with Microsoft Office and good interpersonal skills. Specialized secretaries must be familiar with the type of business in which they are working. Industry-specific academic work or previous experience is necessary.
http://degreedirectory.org/articles/Secretary_Become_a_Professional_Secretary_in_5_Steps.html
Step 1: Researching a Professional Secretary's Career Duties and Education
Most Professional Secretaries perform clerical work. This can include planning and scheduling meetings and appointments, organizing paper and electronic files, managing projects and contacting clients or other businesses using the telephone, mail, websites and e-mail. They should know how to use fax machines, photocopiers, scanners and videoconferencing and telephone systems. They should have excellent interpersonal skills and be able to deal with different types of people. A Professional Secretary can learn many of their responsibilities on the job. To advance more quickly they can take individual classes or longer degree programs at vocational schools.
Step 2: Begin a career as a Secretary by Earning an Associate's Degree
A degree is not necessary to become a Professional Secretary. However, those wishing to jumpstart their careers can earn an associate's degree in administrative assisting. Often this includes learning certain computer programs and office procedures.
Step 3: Specialize in a Secretarial Degree
Those wishing to be a specific type of Professional Secretary can take further courses or pursue more specialized degree options. The most common areas of specialization are as a legal secretary or a medical secretary. Legal secretaries need to earn an associate's degree in paralegal studies, also called an associate's degree in a legal secretary. Those interested in health care can earn an associate's or bachelor's degree in medical assisting.
Step 4: Earn Licensing and Certification to Become a Professional Secretary
No specific certification is required to become a secretary. However, some organizations offer certifications that make an applicant more marketable. These include the International Association of Administrative Professionals, the National Association of Legal Secretaries and Legal Secretaries International. These designations include becoming a Certified Professional Secretary or a Certified Administrative Professional.
Step 5: Apply for a Job as a Professional Secretary
Secretaries find employment in any type of office, both public and private. Most employers require exceptional organizational skills, familiarity with Microsoft Office and good interpersonal skills. Specialized secretaries must be familiar with the type of business in which they are working. Industry-specific academic work or previous experience is necessary.
http://degreedirectory.org/articles/Secretary_Become_a_Professional_Secretary_in_5_Steps.html
Cara Menjadi Sekretaris Profesional
1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknoiogi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting
